6 корака до ефикасног планирања

За дугорочне циљеве потребан вам је вишегодишњи план, за краткорочне циљеве - квартални план, а за тренутне циљеве - месечни, недељни, дневни. Шта је заиста важно приликом планирања? Ево 6 најважнијих корака за успешно планирање.

Специјалисти за управљање временом саветују да, када планирате текуће послове, то радите у перспективи недеље, јер недеља даје шири контекст нашим активностима. А шта треба узети у обзир приликом организовања задатака?

Захваљујући временској плочи открићете да не морате све да радите! Тада ћете спознати радост уживања у слободном времену. Наш лични и професионални успех у великој мери зависи од тога како организујемо време. Начин на који га трошимо сами бирамо, сносимо и последице ових одлука. Да бисмо се временом добро снашли, следимо максиму Степхена Р. Цовеи-а: „Уместо да се усредсредите на чињење исправне ствари, своју пажњу морате усмерити на чињење праве ствари“. На наше одлуке о коришћењу времена утичу два критеријума - хитност и важност. Често додељујемо важност превише задацима. Али правилно постављање приоритета односи се на остваривање онога што је најбоље у нашој хијерархији вредности, а не само на реаговање на хитна питања. Како их разликовати једни од других? Хитност је критеријум који се односи на време, важност наших циљева. Практични алат који показује обим активности и помаже да се утврди шта је заиста важно је временски одбор. Најважнији услов за ефикасно деловање и планирање је фокусирање на квадрант ИИ и истовремено уклањање многих активности у И и ИИИ, а занемаривање квадранта ИВ.

Важно

Табела времена: квадрант И.

Обухвата и важне и хитне ствари. То је „управљање кризама“ - акције од стратешког значаја и хитне ствари. У овом кварталу радимо, користимо своје знање да бисмо реаговали на многе ситуације и прихватили изазове. Не можемо занемарити ове ствари.

Табела времена: квадрант ИИ

Обухвата важне, али не и хитне ствари. То је „висококвалитетна“ четврт у којој се сналазимо сами: правимо дугорочне планове, предвиђамо проблеме и спречавамо их, развијамо своје способности, регенеришемо се, проводимо време са вољенима. Што више времена проведемо у овом кварталу, то се више повећава наша способност деловања. Занемаривање активности у њему проширује квадрант И, који нас на крају троши, узрокује стрес и изгарање.

Временски распоред: квадрант ИИИ

У њему постоје хитне ствари, али оне нису важне. Ово је четврт заблуде, јер зујање око хитног може створити илузију важности. У овом квадранту изводимо акције које су актуелне, али важне за некога другог, испуњавамо туђа очекивања, мислећи да се налазимо у квадранту И.

Временски распоред: квадрант ИВ

То нису хитне и неважне ствари. Минимизирањем времена проведеног у овом кварталу, стећи ћемо време за заиста важне ствари.

1. Ефикасно планирање: размислите о својој визији и мисији

Када почнете да планирате своје активности, размислите шта је најважније у вашем животу. Размислите о својој визији, ономе што бисте желели да радите, правилима којих се следите (компас!). Колико год се чинило удаљеним, изузетно је важно јер ваша уверења утичу на циљеве које сте себи поставили, на одлуке које доносите и на то како трошите време.

Размишљање о сопственој мисији је суштински услов за поступање у складу са оним што је важно, јер има снажан утицај на спровођење осталих активности додељених ИИ кварталу. Ако је ваш животни кредо лични развој, дружење са породицом, откривање вредности живота или друштвене активности, онда ћете се повремено враћати му у најважније ствари утиснути у своје сећање. Мисија ће створити оквир унутар којег ћете доносити одлуке у наредним фазама планирања.

2. Ефикасно планирање: дефинишите своје улоге

Улоге су симболи дужности, односа са људима, активности у корист друштва. Њихово дефинисање јасно ствара природну структуру која нам омогућава да одржимо равнотежу. Улоге које играте заснивају се на вашој мисији. Наведите своје улоге на парчету папира (нпр. Супруга, мајка, студент, менаџер, директор, члан спортског клуба). Истраживања показују да је појављивање у више од седам неефикасно, па покушајте да комбинујете одређене функције, на пример.Препознавање животних улога помаже вам да сагледате живот у целини - можете видети да то није само посао или породица, већ сви они заједно. Док описујете своје улоге, приметићете „важне, али не и хитне“ ствари (квадрант ИИ) које се обично занемарују. Поред улога, у недељни распоред додајте „пилу за оштрење“. То је енергија коју бисмо требали уложити у усавршавање својих вјештина у четири основне димензије живота - физичкој, социјалној, интелектуалној и духовној. Апсорбовани у „пиљење“ (добијање резултата), заборављамо да „оштримо тестеру“ (задржавамо или развијамо способност постизања резултата у будућности). Ако се, на пример, не бавимо спортом (физичка сфера), не развијамо знање (социјална сфера), не следимо најновија достигнућа у својој индустрији (интелектуална сфера) или не знамо шта је за нас важно у животу (духовна сфера), можемо „постати тупи ”Неравнотежом.

3. Ефикасно планирање: Изаберите циљеве за сваку улогу

Размотрите шта је најважније што можете учинити у свакој улози ове недеље да бисте постигли позитивне резултате. Шта је неопходно, нпр. Као супруга, муж, родитељ, запослени? Када тражите активности, користите компас, а не сат и усредсредите се на оно важно, а не хитно. То може бити, на пример, спој са мужем, више времена за дете, прикупљање информација о курсу брзог читања, медитација. Поставите себи један или два циља за сваку улогу.

4. Ефикасно планирање: научите доносити одлуке

Да бисте циљеве ИИ квартала преточили у акциони план, морате научити да доносите праве одлуке током целе недеље. Често покушавамо да пронађемо време за „важне“ активности у четвртима И и ИИИ, који су већ препуни активности. Бацамо се из једног случаја у други, поверавамо неком другом, одлажемо, надајући се да ћемо наћи времена за најважније ствари. Али - како пише Степхен Р. Цовеи - „ поента није давање приоритета плановима, већ планирање приоритета“. Замислите широку теглу у коју сте ставили велико камење. Иако је тегла напуњена камењем, није пуна, у празнине можете посути шљунак. Али истина је, тегла још увек није пуна - можете додати песак, а затим додати још воде. Наши циљеви у ИИ кварталу су „велико камење“. Ако се прво позабавимо другим стварима - водом, песком и шљунком, а затим желимо да у план уградимо велико камење, наши покушаји биће узалудни. Али ако знамо које су ствари велико камење и решимо их пре свих, видећемо колико можемо постићи и колико воде, песка и шљунка има у празним просторима. Постићи ћемо оно што сматрамо важним, а истовремено ћемо и друге активности „прилагодити“ у складу с тим.

5. Ефикасно планирање: организујте сваки дан

Ваши свакодневни задаци су да прво урадите најважније ствари, упркос неочекиваним околностима и изазовима дана. Понекад ћете успети да примените план, други пут ћете га морати променити, али приликом доношења одлука ослањајте се на индикације вашег интерног компаса. Да најважније ствари ставимо на прво место, ујутро:

Замислите Курс дана - прегледајте недељни распоред, пронађите себе, погледајте овај дан у контексту 7 дана. Ово ће вам помоћи да правилно реагујете на неочекиване ситуације.

ПОСТАВИТЕ ПРИОРИТЕТЕ - означите своје акције симболима квартова И и ИИ - захваљујући томе ћете бити сигурни да се питања из кварта ИИИ не уклапају у ваш распоред. Ако је потребно даље одређивање приоритета, детаљније означите активности у квартовима И и ИИ (нпр. Кругом).

ДЕФИНИСАТИ ВРЕМЕ И ВРЕМЕ ЗАДАТАКА - одвојите оне који су строго темпирани од оних који се могу изводити у било које доба дана. Такође запишите временска ограничења за одређене активности.

6. Ефикасно планирање: процените своју ефикасност

На крају недеље размислите које сте циљеве постигли, са којим изазовима сте се суочили, које одлуке донијети и да ли су најважније ствари биле на првом мјесту приликом избора. Недељни резиме вам помаже да избегнете понављање истих грешака, омогућава вам да будете ефикаснији у наредним недељама.